كيف يمكنك القيام بأكثر من عمل في نفس الوقت؟

ما هي مهارة الأعمال المتعددة؟

هي القدرة على القيام بأكثر من مهمة أو عمل في الوقت نفسه. على سبيل المثال، يمكنك أن تقرأ رسالة الكترونية هامة في الوقت الذي تحدث فيه على التليفون مع موظفك لتعطيه بعض التعليمات.

أيهما أفضل: المهام المتعددة أم التركيز على عمل واحد؟

قد يقول البعض أن التركيز على القيام بعمل واحد يؤدي إلى نتيجة أفضل من تشتيت الانتباه وتوزيع المجهود على أكثر من عمل لتخرج الأعمال بكفاءة اقل. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب مقال أو تقرير هام لا يمكنك أن تتركه كل خمس دقائق للاطلاع على بريدك الالكتروني لأن ذلك نوع من تشتت التركيز الذي لن يؤدي إلا إلى عمل سيء المستوى. كذلك، لا يمكنك كتابة رسالة SMS أثناء قيادة سيارتك وإلا عرضت حياتك وحياة الآخرين للخطر.

لكن بيئة العمل لا تسير بمثل هذا الشكل التقليدي، فالسرعة في انجاز العديد من المهام بكفاءة شرط أساسي للتقدم والتميز. وهذا أمر يتوقف على قدرتك على تنظيم وقتك وإدارته، وتحديد أولويات العمل، والتفريق بين الأعمال الهامة أو المعقدة التي يتطلب انجازها بعض التركيز وتلك التي يمكنك القيام بعدد منها في نفس الوقت. تابع معنا السطور التالية لتتعرف على أهم التقنيات والنصائح الهامة التي تساعدك على تطوير هذه المهارة والاستفادة منها في عملك.

تقنيات ونصائح هامة:

1. ضع قائمة بأولويات العمل وفقا لأهمية المهمة ودرجة التركيز المطلوبة لانجازها:

قم بتنظيم وقتك بحيث تحدد العمل الأكثر أهمية (كتابة مقال أو تقرير أو مراجعة حسابات الشركة) لتقوم به بشكل مستقل دون أية مشتتات، وفي الوقت نفسه ضع قائمة بالمهام الفرعية التي لا يتطلب أي منها تركيز كبير بحيث تقوم بها في الوقت نفسه (مثل: الاطلاع على البريد الالكتروني، والاتصال بأحد الموظفين لمعرفة أخبار البورصة أو نتيجة المناقصة، وقراءة مقالة، ..الخ).

2. حاول أن توزع مجهودك بين النشاط البدني والذهني:

يخطئ البعض عندما يقوم بأكثر من نشاط ذهني في نفس الوقت، فهذا تصرف يؤدي إلى نتيجة غير مرضية على الإطلاق. على سبيل المثال، لا يمكنك التفكير في حل لمشكلة كبيرة تواجهك في العمل في الوقت الذي تقوم فيه بإعداد تقرير لعرضه على رئيسك في العمل.

 لذلك، إذا كنت تنوي القيام بمهام متعددة فاحرص على أن تكون هذه المهام تضم أنشطة ذهنية وأخرى بدنية. على سبيل المثال، يمكنك أن تتمشى قليلا أثناء التفكير في خطة العمل أو قراءة تقرير أو متابعة حديث تليفزيوني هام. وهكذا، تجد نفسك تحقق عدة أهداف في الوقت نفسه:

• ممارسة بعض الرياضة.
• تنشيط جسدك بدلا من الجلوس لفترات طويلة على مكتبك.
• قراءة المقال/ وضع خطة لسير العملي في المرحلة التالية.

3. نظم وقتك وضع جدول زمني بالمهام والأعمال:

حدد وقت معين لانجاز المهام. واحرص على أن تضع قائمة بالخطوات اللازمة لانجاز كل مهمة حتى لا تنسى أية تفاصيل.

4. لا تشتت نفسك:

إذا كنت تقوم بأكثر من مهمة في نفس الوقت، احرص على عدم تشتيت نفسك بأي شيء آخر قبل الانتهاء مما تقوم به. على سبيل المثال، أثناء جلوسك أمام الحاسب لانجاز بعض الأعمال قد يخطر ببالك أنك نسيت إرسال خطاب ما أو ترغب في فتح حسابك على Twitter  أو Face book أو LinkedIn ثم تفتح رابط ما أو تنشغل بالحديث والدردشة مع أي من أصدقائك. بالتأكيد هذا تصرف غير جيد، فخلال دقائق معدودة سوف تجد نفسك مشغولا بعدد لا بأس به من الأمور غير الهامة والمشتتة، ويضيع يومك دون انجاز أي من المهام التي جلست على الحاسب من أجلها.

5. نظم وقتك:

مهارات إدارة الوقت وتنظيمه مطلوبة في أي مجال من مجالات الحياة، لكن تزداد أهميتها هنا عند القيام بمهام متعددة لأن نجاحك في انجاز تلك المهام يتوقف بالدرجة الأولى على حسن إدارة الوقت وتوزيعه على المهام (وتذكر أن تنوع بين المهام البسيطة وتلك الصعبة المعقدة).

6. قائمة المحام:

ضع قائمة مهام يومية واحتفظ بمفكرة صغيرة تسجل فيها كافة المعلومات والتحديثات الهامة لجدول أعمالك.

7. حدد المهام من الصباح

خذ وقتك في بداية أو نهاية كل يوم لتحدد مهامك، واحرص على عدم تشتيت نفسك بأية مكالمات أو رسائل الكترونية (باستثناء الضرورية) أثناء القيام بها.

8. ركز على جودة العمل

خذ وقتك ولا تتسرع في انجاز المهام فتخرج دون المستوى، بمعنى آخر ركز على جودة العمل وليس سرعة انجازه أو كميته.

9. نظم مكان العمل

 فوجود كل ملف في مكانه سوف يسهل عليك الحصول عليه دون إضاعة الوقت.

10. كلف بعض موظفيك

 ببعض المهام التي يمكنهم القيام بها. ويمكنك مراجعة عملهم فيما بعد أو تكليف شخص غيرك بالإشراف عليهم. وهكذا، يمكنك انجاز أكثر من مهمة في الوقت نفسه.

11. تذكر دائما، يجب أن تقول (لا) في بعض الأحيان

في حال كنت مشغول في القيام ببعض المهام وعُرض عليك عمل جديد، يمكنك أن تعتذر أو تطلب التأجيل. لا تثقل نفسك بمهام إضافية فتعرض للإجهاد أو الضغط النفسي أو تعجز عن القيام بكافة المهام على النحو المطلوب.

12. اعنِ بنفسك

واحرص على الحصول على راحة كافية بين المهام لإنعاش ذاكرتك وعقلك. وتأكد من الانتهاء من العمل السابق قبل الانتقال إلى عمل جديد.