مهارات إدارة الوقت

 

ما هي مهارات إدارة الوقت؟

هي مجموعة من المبادئ والممارسات والمهارات والأدوات التي تساعدك على تنظيم وقتك (ووقت الآخرين) وتحقيق أقصى استفادة ممكنة منه. ومن خلال إتقان هذه المهارات يمكنك تحقيق نتائج أفضل بمجهود أقل، بحيث تركز على المشروعات الهامة التي تحقق نتيجة ملموسة بدلا من توزيع وقتك على عدد من الأعمال التافهة والبسيطة.

الخبر السار هنا أن مهارات إدارة الوقت مكتسبة، أي يمكن تعلمها وتطويرها، وان كان ذلك يتطلب منك قدرا من التدريب والممارسة. تابع معنا السطور التالية لتعرف على أهم التقنيات والاستراتيجيات التي تساعدك على تطوير مهارات إدارة الوقت.

 

كيف تطور مهارات إدارة الوقت؟

نصائح هامة:

1. لا تعتمد على ذاكرتك، وسجل كافة البيانات والتفاصيل الهامة:

احتفظ بقائمة مهام، وسجل فيها كل المهام والتفاصيل، فاعتمادك على ذاكرتك خطأ شائع يؤدي إلى تداخل التفاصيل ونسيان بعضها.

2. حدد أولوياتك:

إن ترتيب المهام وتنظيمها حسب أولوياتها وأهميتها يساعدك على تركيز وقتك وجهدك على المشروعات والمهام الأساسية. قسم المهام إلى فئات ورتبها (1، 2، 3..الخ).

3. ضع جدول أسبوعي لأعمالك:

اجلس في بداية كل أسبوع وخطط لجدولك وما تنوي عمله في هذا الأسبوع. كل ما تحتاج إليه هو 15- 30 دقيقة فقط يمكنك من خلالها زيادة إنتاجيتك والتوفيق بين مشروعاتك طويلة المدى والمهام العاجلة.

4. احتفظ بمفكرتك دائما:

فأنت لا تدري في أي لحظة سوف تخطر ببالك فكرة هامة أو تقابل شخص مهم تحتاج لتسجيل رقم هاتفه أو تحديد موعد للقائه. لا تتردد في تسجيل التفاصيل أو الأفكار في حينها فقد تنساها. ويمكنك كذلك أن تحتفظ بمفكرة رقمية.

5. تعلم أن تقول “لا”:

كثير من الموظفين يثقلوا أنفسهم بالأعمال والمهام التي تفوق طاقتهم لأنهم ببساطة يقبلوا بالمزيد من الأعمال بالرغم من انشغالهم. تعلم أن تقول لا للأعمال غير الهامة حتى توفر وقتك للأعمال الأكثر أهمية.

6. فكر جيدا قبل التصرف:

كم مرة قلت “نعم” ثم ندمت فيما بعد؟ قبل الالتزام بالقيام بعمل جديد، فكر جيدا قبل قبوله.

7. طور نفسك باستمرار:

خصص جزءا من وقتك لتعلم مهارات جديدة وتطوير قدراتك وإمكاناتك. على سبيل المثال، ضع على جدولك حضور دورة تدريبية أو ندوة معينة أو قراءة كتاب…الخ. وهكذا، يمكنك أن تطور ذاتك مهنيا وتترقى في أعلى المناصب الإدارية.

8. توقف عن الأنشطة الروتينية غير المفيدة:

احرص على تقويم نفسك باستمرار وفكر كيف يمكنك تنظيم وقتك بشكل أفضل. وفي بعض الأحيان، قد تجد أن عليك أن تتوقف عن ممارسة نشاط معين لأنه لم يعد يحقق أية فائدة، وتستغل وقته في شيء أهم.

9. تخلص من عاداتك السيئة:

ضع قائمة بعاداتك السيئة التي تستهلك وقتك، وتعيقك عن تحقيق أهدافك، واحرص على التخلص منها واستبدالها بأخرى مفيدة.

10. اعرف نفسك:

حدد أي أوقات اليوم ترتفع فيها إنتاجيتك وقدرتك على الانجاز، ونظم وقتك وعملك بناءا على ذلك. فساعتين من العمل بتركيز أفضل من عشر ساعات بدون تركيز.

11. لا تقم بالأمور التي يمكن أن ينجزها آخرون:

أن القاعدة الأساسية في النمو المهني هي عدم القيام بالمهام البسيطة التي يستطيع الآخرون القيام بها. فكثير من المدراء مهووسون بالقيام بالأعمال البسيطة بأنفسهم بدعوى أنهم غير واثقين من مستوى الآخرين، وهذا تصرف غير سليم لأنه يستهلك وقتك الذي يمكن أن تقضيه في القيام بأمور أهم لا يستطيع غيرك انجازها. لذلك، ركز على أهدافك ومشروعاتك، ولا بأس أن تعلم الآخرين كيف يقوموا بعملهم بشكل جيد.

12. ذكر نفسك بأهدافك:

احتفظ بمفكرة وسجل فيها أهدافك والجدول الزمني لتحقيقها. وراجعها من وقت لآخر لتسجيل الخطوات التي قمت بها، وتقييم تقدمك نحو تحقيق أهدافك.

13. لا تكن مثالي:

هناك فرق بين الأعمال العادية وتلك التي يتطلب انجازها مجهود أكبر، فكتابة رسالة الكترونية لصديقك أمر لا يأخذ أكثر من دقائق معدودة بينما إعداد ميزانية الشركة عمل مهم يجب أن يتم انجازه بأعلى مستوى دقة وتميز.

14. تجنب المهام التافهة والمشتتات:

إذا كانت قائمة المهام مزدحمة بالأعمال الهامة، احرص على ألا تشتت نفسك بأمور فرعية تافهة، مثل ترتيب مكتبك أو شراء بعض متطلبات المنزل، فكلها أمور يمكن أن تنتظر لحين الانتهاء من الأعمال الأهم.

15. قسم المهام الكبرى إلى أخرى صغيرة:

مهما كان العمل المطلوب منك يبدو معقدا وصعب التنفيذ، يمكنك انجازه في وقت أقل إذا قمت بتقسيمه إلى مهام صغيرة وبسيطة. وهكذا، سوف تحقق عدة أهداف في الوقت ذاته: تنفيذ المهام في أقل وقت وبأقل مجهود دون التعرض لأي ضغط نفسي أو توتر، والتخلص من والتسويف الذي عادة ما نلجأ إليه إذا وجدنا أنفسنا أمام عمل معقد يصعب علينا البدء فيه.

 

أهم الوظائف التي تتطلب مهارة إدارة الوقت:

1. مدير تنفيذي Executive Manager.
2. مسئول إداري( تعليم أساسي، ثانوي) Administrative(Elementary and Secondary School)
3. مدير هندسي Engineering Manager.
4. مدير خدمات صحية وطبيةMedical and Health Services Manager.
5. أخصائي حاسبات ومعلومات(بحث) . Computer and Information Specialist (Research)
6. خبير إحصائي Statistician.
7. عالِم/ تقني أغذية Food Scientist/Technologist.
8. عالِم تربة ونبات Soil and Plant Scientist.
9. إحيائي Biologist.
10. كيميائي حيوي Biochemist.
11. فيزيائي حيوي Biophysicist.
12. باحث طبي Medical Researcher.
13. عالِم مواد Materials Scientistز
14. أخصائي هيدرولوجي Hydrologist.
15. خبير اقتصادي Economist.
16. أخصائي نفسي (بمدرسة) School Psychologist.
17. أخصائي نفسي (استشارات) Counseling Psychologist.
18. أخصائي نفسي صناعي/ تنظيمي Industrial/ Organizational Psychologist.
19. عالِم اجتماع Sociologist.
20. مخطط حضري وإقليمي Urban and Regional Planner.
21. عاِلم آثار .Archaeologist
22. سياسي Politician
23. مستشار تربوي Educational Counselor.
24. أخصائي العلاج الأسري Family Therapist.
25. مستشار نفسي Mental Health Counselor.
26. أخصائي اجتماعي Social Worker.
27. رجل دين .Clergy
28. محامي Lawyer.
29. قاضي Judge.
30. أستاذ جامعي Professor.
31. أمين مكتبة Librarian.
32. منسق تدريب Instructional Coordinator.
33. مدرب رياضي Athletic Trainer.
34. طبيب/ جراح (كل التخصصات)Doctor/ Surgeon .
35. أخصائي تغذية Dietitian.
36. أخصائي تخدير Anesthesiologist.
37. أخصائي علاج وظيفي Occupational Therapist.
38. أخصائي القدم .Podiatrist
39. أخصائي سمعيات Audiologist.
40. أخصائي علاج طبيعي Physical Therapist.
41. أخصائي تخاطب Speech-Language Pathologist.
42. طبيب بيطري Veterinarian.
43. مدير دعاية وإعلان Advertising and Promotions Manager.
44. مدير علاقات عامة Public Relations Manager.
45. مدير مالي (فرع أو قسم) Financial Manager, Branch or Department.
46. مدير خدمات اجتماعية Social Services Manager.
47. مفتش بيئي Environmental Compliance Inspector.
48. مدير توظيف Recruitment Manager.
49. محلل مالي Financial Analyst.
50. محلل إداري Management Analyst.
51. خبير تثمين(ملكية عقارية) Appraiser, Real Estate.
52. مستشار قروض Loan Counselor.
53. مهندس برمجيات Computer Software Engineer.
54. محلل نظم حاسبات Computer Systems Analyst.
55. أخصائي أمن حاسبات Computer Security Specialist.
56. مهندس توكيد جودة برمجيات Software Quality Assurance Engineer.
57. مهندس نظم حاسبات Computer Systems Engineer.
58. خبير اكتواري Actuary.
59. مهندس مناظر طبيعية Landscape Architect.
60. مهندس طيران وفضاء Aerospace Engineer.
61. مهندس زراعي Agricultural Engineer.
62. مهندس طبي حيوي Biomedical Engineer.
63. مهندس صيانة كمبيوترComputer Hardware Engineer.
64. مهندس مكافحة الحريق Fire Protection Engineer.
65. مهندس كهربائي Electrical Engineer.
66. مهندس صحة وسلامة صناعية Industrial Safety and Health Engineer.
67. مهندس سلامة منتجات Product Safety Engineer.
68. مهندس صناعي Engineer Industrial.
69. مهندس ميكانيكي Mechanical Engineer.
70. مهندس جيولوجي Geological Engineer.
71. مهندس تعدين .Mining Engineer
72. مهندس نووي Nuclear Engineer.
73. عالِم فضاء Space Scientist.
74. كيميائي Chemist.
75. محلل بحوث السوق Market Research Analyst.
76. باحث مساحة .Survey Researcher
77. فني بيانات جيوفيزيائية Geophysical Data Technician.
78. مساعد باحث علوم اجتماعية Social Science Research Assistant.
79. استشاري إعادة تأهيل Rehabilitation Counselor.
80. أخصائي تثقيف صحي Health Educator.
81. مساعد محامي Paralegal .
82. معلم ( كل المراحل) Teacher.
83. أمين متحف Curator.
84. مدير فني Art Director.
85. مصمم رسوم متحركة ووسائط متعددةMulti-Media Animation Designer.
86. مصمم صناعي وتجاري Commercial and Industrial Designer.
87. مصمم داخلي (مهندس ديكور) Interior Designes.
88. مدير مسرح، صور متحركة، تليفزيون، راديو، Director- Stage, Motion Pictures, Television, and Radio.
89. مدير برامج Program Director.
90. محلل إخباري Broadcast News Analyst.
91. صحفي ومراسل Reporter and Correspondent.
92. أخصائي علاقات عامة Public Relations Specialist.
93. محرر Editor.
94. كاتب فني Technical Writer.
95. محقق جنائي Criminal Investigator.
96. مدير، مشرف .Manager/ Supervisor
97. وكيل مبيعات تأمين Insurance Sales Agent.
98. وكيل مبيعات، خدمات مالية Sales Agent, Financial Services.
99. مندوب مبيعات Sales Representative.
100. مهندس مبيعات Sales Engineer.
101. طيار Pilot.
102. مدير إنتاج صناعي Industrial Production Manager.
103. خبير تثمين/ تأمين .Appraiser/ Insurance
104. مسئول إقراض Loan Officer.
105. مأمور ضرائب .Tax Officer
106. مطور ويب Web Developer.
107. مدير مواقع Web Administrator.
108. مصمم .Designer
109. مذيع (راديو وتليفزيون) Radio and Television Announcer.
110. مصور Photographers
111. أخصائي علاج تنفسي Respiratory Therapist.
112. فني مختبرات إكلينيكية وطبية Medical and Clinical Laboratory Technician.
113. أخصائي صحة أسنان Dental Hygienist
114. رجل شرطة Policeman.
115. سمسار عقاراتReal Estate Agent/ Broker .
116. محاسب Accountant.
117. موظف موارد بشرية Human Resources Official.
118. سكرتير تنفيذي ومساعد إداري .Executive Secretary and Administrative Assistant.
119. سكرتير قانوني Legal Secretary.
120. مشغل كمبيوتر .Computer Operator
121. مفتش زراعي Agricultural Inspector.
122. قبطان (سفن وقوارب) Ship and Boat Captain.
123. مفتش طيران Aviation Inspector.
124. مدرب حيوانات Animal Trainer.
125. موظف تسويق هاتفي Telemarketer.