مهارات التفويض الفعال
تعتبر مهارة التفويض من مهارات المدير الناجح، والتي من خلالها يوزع بعض المهام والمسئوليات على موظفيه بحيث يتفرغ لكي يقوم بمهام الإدارة الأساسية أو المهام الصعبة التي لا يستطيع غيره انجازها. تابع معنا السطور التالية لتتعرف على هذه المهارة وأهميتها وكيفية تطويرها.
أهمية التفويض:
- توفير الوقت والجهد بحيث تتفرغ للقيام بالمسئوليات الهامة التي لا يمكنك تفويضها، كالتخطيط والتفكير واتخاذ القرار والبحث عن أساليب وتقنيات جديدة لتحسين كفاءة المؤسسة.
- إنجاز المزيد من الأعمال، وتسليمها في الوقت المحدد.
- تدريب الموظفين ومنحهم فرصة ذهبية للاستفادة من خبراتك ومهاراتك.
- توزيع العمل بشكل يحقق أقصى استفادة ممكنة من الموارد البشرية بحيث يقوم بالعمل الشخص الذي يمتلك المهارات والخبرات اللازمة لانجازه بشكل أفضل.
- التخفيف من التوتر والإرهاق وضغط العمل والآثار المترتبة عليها.
- اكتساب خبرات جديدة في مهام جديدة بدلاً من الروتينية التي اعتدت عليها.
- منح الموظفين الفرصة للمشاركة في المسئولية، مما يطورهم مهنيا ويحفزهم على العمل ويزيد من إحساسهم بالرضا الوظيفي.
أسباب عزوف المدراء عن التفويض:
على الرغم من أهمية هذه المهارة، إلا أن كثير من القادة والمدراء يفتقدونها وذلك لعدة أسباب، أهمها:
- اعتقادهم أن قيامهم بالمهمة يضمن أنها سوف تتم على أكمل وجه.
- ضعف ثقتهم في إمكانيات وقدرات مرؤوسيهم.
- خوفهم من أن يصبحوا مكروهين بسبب كثرة تكليف وضغط العاملين بالأعمال.
- الخوف من المجازفة .
- اعتقادهم أن إنجاز العمل أسرع من شرحه للموظفين.
- خوفهم من فقد سلطاتهم وسيطرتهم. تذكر أن الصلاحيات هي التي تفوض وليس المسئولية.
- خوفهم من أن لا يجدوا ما يقوموا به، فعدما تقوم بتفويض كل الأعمال الروتينية في قسمك قد تجد نفسك بلا أي عمل، لكن الحقيقة أن لديك فرصة رائعة للتفكير والتخطيط.
- خوفهم من تحمل المسئولية إذا لم ينجح الموظف في انجاز العمل على النحو المطلوب، فالمدير هو المسئول الأول والأخير عن العمل في قسمه.
وبالتالي، تجدهم يعزفون عن تدريب الموظفين على بعض المهام العادية ليقوموا هم بكل كبيرة وصغيرة حتى وان كان ذلك على حساب وقتهم ومسئولياتهم الأهم.
متى يصبح التفويض ضرورة لنجاح المؤسسة؟
لتحديد ما إذا كان هذا هو الوقت المناسب للبدء في تفويض الأعمال للآخرين، اطرح على نفسك الأسئلة التالية:
- هل هناك شخص آخر لديه الإمكانات والخبرات والمهارات الضرورية لانجاز المهام؟
- هل من الضروري أن تقوم أنت، على وجه التحديد، بانجاز هذه المهام؟
- هل توفر هذه المهام فرصة لتطوير شخص آخر؟
- هل من المتوقع أن تتكرر هذه المهام في المستقبل؟
- هل لديك الوقت الكافي لتفويض هذه المهام بشكل فعال؟ ونعني بذلك هل لديك وقت كافي لتدريب الموظف على القيام بها، والرد على استفساراته، ومتابعة أدائه، وإعادة تنفيذها في حال لم يتم انجازها على النحو المطلوب؟
- ما مدى أهمية/ حساسية هذه المهمة؟ بعض المهام لا يمكن أن يقوم بها شخص آخر غيرك، ومثال ذلك تعيين موظفين جدد، أو صياغة السياسات، أو اتخاذ القرارات الهامة، أو التخطيط للمشروعات الجديدة…الخ.
إذا كانت إجابتك “نعم” على معظم هذه الأسئلة، فاعلم أن عليك أن تأخذ فكرة التفويض في الاعتبار.
ومن ضمن العوامل الأخرى التي قد تؤثر على قرارك بتفويض مهمة معينة:
- الموعد النهائي لانجاز المشروع.
- ما هو الوقت المتاح لانجاز هذا العمل؟
- هل لديك وقت كافي لإعادة هذا العمل في حال لم يتمكن الموظف من القيام به بشكل جيد في المرة الأولى؟
- ما النتائج المترتبة على عدم إنهاء العمل في الوقت المحدد؟
- توقعاتك أو أهداف المشروع/العمل:
- ما أهمية هذا المشروع؟
- ما النتائج المتوقعة؟
- هل سيؤدي الفشل إلى نتائج سيئة؟
- إلى أي مدى قد يؤثر الفشل على سير العمل ككل؟
خطوات عملية التفويض:
- تحديد المهام التي سوف يتم تفويضها:
إن أفضل طريقة لتحديد المهام التي عليك أن تتركها للآخرين هي إعداد قائمة بكافة المهام التي من الممكن أن يقوم بها شخص آخر (أكثر مهارة/أو أقل تكلفة). ويمكنك كذلك أن تلقي بنظرة سريعة على جدولك اليومي لتحدد أي المهام تستنفذ وقتك على الرغم من عدم أهميتها.
- اختيار الموظف القادر على انجاز المهام:
إن الخطوة التالية في عملية التفويض هي تحديد الموظف المناسب الذي تعتقد أنه سوف يكون قادر على القيام بالمهام المحددة بشكل جيد، وذلك في ضوء العوامل التالية:
أ- الخبرة السابقة، والمعارف، والمهارات اللازمة لانجاز هذه المهمة.
- ما أهم المهارات والخبرات والمعارف التي يمتلكها هذا الشخص؟
- هل لديك ما يكفي من الوقت والموارد لتدريبه ومتابعته؟
ب- تفضيلات الشخص وأسلوب العمل الذي يميل إليه:
- هل يفضل العمل بشكل مستقل أم ضمن فريق؟
- ما هي أهدافه المهنية على المدى البعيد؟
- إلى أي مدى تساعده هذه المهمة على تحقيق أهدافه؟
- إلى أي مدى تتفق هذه المهمة مع ميوله واهتماماته وتفضيلاته؟
ج- ضغط العمل على هذا الشخص:
- هل لديه الوقت الكافي لتحمل مسئولية أية أعمال إضافية؟
- هل يمكنك إعادة توزيع المهام بحيث تعفي هذا الشخص من بعض الأعمال حتى يتفرغ لهذه المهمة الجديدة؟
عندما تبدأ في تفويض المهام لشخص آخر، قد تلاحظ انه يأخذ وقتا أطول منك لانجازها. هذا أمر طبيعي لأنك خبير في هذا المجال بينما لازال الموظف يتعلم كيف يقوم بها. لذلك، لا تنزعج وكن صبورا، وتأكد أنك طالما اخترت الشخص المناسب واتبعت خطوات التفويض بشكل صحيح، فانه سوف يكتسب كافة المهارات الضرورية لانجاز العمل بسرعة وإتقان خلال فترة قصيرة، وهكذا يمكنك الاعتماد عليه للقيام بمهام مماثلة فيما بعد بإذن الله.
- قم بتفويض المهام كاملة:
احرص على أن يقوم كل شخص بمهمة كاملة، فهذا أفضل من تقسيم العمل الواحد على أكثر من شخص.
- تحدث مع الشخص واشرح له المهمة وأهميتها والنتائج المتوقعة:
تحدث مع الموظف المسئول عن أداء هذه المهمة، واشرح له المطلوب منه بالضبط مع إلقاء الضوء على النقاط التالية:
- النتائج المطلوبة.
- أهمية المهمة كجزء من مشروع أو عمل أكبر تتولى مسئوليته.
- التعليمات والخطوات التي لابد من إتباعها لانجاز المهمة على النحو المطلوب.
- معايير قياس الأداء.
- الموعد النهائي لانجاز المهمة.
- مواعيد رفع التقارير الدورية بسير العمل.
- دعه يبدأ العمل مع متابعته من وقت لآخر:
امنحه بعض الوقت حتى يستوعب المطلوب ويتأقلم مع المهمة الجديدة، وتابعه من وقت لآخر حسب مواعيد المحددة لتقارير المتابعة الدورية. تجنب المراقبة الدائمة أو التسرع بالتدخل وإعطائه تعليمات فورية. امنحه الفرصة ليحاول بنفسه توصل إلى طريقة أفضل لانجاز العمل. تقبل الخطأ، خاصة وأن الشخص قد يتعلم من أخطائه بشكل أفضل من النصح والتعليمات المباشرة.
- لا تتردد في دعمه إذا طلب المساعدة:
من المهم أن تدعم موظفك وتساعده إذا واجه مشكلة ما أثناء العمل، خاصة إذا كان يقوم بهذه المهمة لأول مرة، لكن ذلك لا يعني أن عليك أن تقوم بعمله، فقط أعطه بعض الإرشادات الضرورية حتى يكتسب الثقة في نفسه.
- لا تقبل إلا العمل المكتمل:
تذكر أنك قمت بتفويض المهمة حتى تخفف من ضغط العمل وتتفرغ للقيام بأعمال أهم، وبالتالي إذا قبلت استلام عمل غير مكتمل، فانك سوف تضطر لإكماله، وهكذا يضيع وقتك، وفي الوقت نفسه لن يكتسب الموظف الخبرات الضرورية لانجاز المشروعات.
- قدم التغذية الراجعة وامتدح الموظف إذا أنهى المهمة بنجاح:
فمن خلال تشجيع الموظف والثناء على أدائه سوف يشعر بتقدير جهوده، ويزداد شعوره بالرضا الوظيفي، هذا بالإضافة إلى تحفيز الموظفين الآخرين وتشجيعهم على المبادرة.