كيف تحل أي مشكلة؟
ماذا نقصد بمهارات حل المشكلات واتخاذ القرار؟
هل تمتلك القدرة على التعرف على المشكلات التي تعرقل حياة الناس أو سير العمل أو نجاح أمر ما
هل تستطيع مراجعة كافة المعلومات والخيارات المتاحة؟
هل تستطيع تطوير حلول جيدة قابلة للتطبيق، واتخاذ القرار المناسب بناءا على ذلك؟
هذا ما نسميه مهارة حل المشكلات.. وهذا ما سنركز عليه في الحديث هنا.
مهارات حل المشكلات وأهميتها في سوق العمل:
حل المشكلات واتخاذ القرار جزء أساسي من أي يوم عمل عادي، فأي موظف، خاصة في المناصب الإدارية والإشرافية، سوف يواجه العديد من المشكلات التي عليه أن يحلها في وقت قياسي، الأمر الذي يفرض عليه عبئا وضغطا نفسيا كبيرا خاصة إذا لم تكن لديه مهارات حل المشكلات. وبالتالي، يصبح حل المشكلة مشكلة في حد ذاتها.
ولذلك، يتعين عليك أن تطور هذه المهارة وتتدرب عليها جيدا حتى تتقدم في حياتك المهنية وتتولى أعلى المناصب. تابع معنا السطور التالية لتتعرف على خطوات حل المشكلات في أماكن العمل، وأهم الوظائف التي تتطلب هذه المهارة كأحد أهم شروط النجاح فيها.
خطوات حل المشكلة:
إن الخطأ الأساسي الذي قد تقع فيه إذا ما واجهتك مشكلة ما هو البحث عن حل فوري لها، على الرغم من أن الحل هو المرحلة الأخيرة التي يسبقها عدة خطوات، والتي يمكن إيجازها كما يلي:
- حدد المشكلة وتعرف عليها:
حدد طبيعة المشكلة وأبعادها بوضوح، وذلك من خلال الإجابة على السؤال التالي:
ما هي المشكلة بالضبط؟ وما آثارها على سير العمل؟
مثال: اكتب بعض الجمل التي تصف الوضع الحالي مقارنة بما يجب أن يكون عليه في الأحوال العادية… كما يلي: “كان من المفترض أن تكسب الشركة هذه المناقصة..فقد تقدمنا بعرض جيد..لكننا خسرناها…”
- تعرف على الأسباب المحتملة للمشكلة، وذلك من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:
ما أسباب هذه المشكلة؟ كيف حدثت؟ ومع من؟
أي الأقسام تأثرت بها؟
بالتأكيد لا يمكنك حل مشكلة ما إذا كنت تجهل أسبابها. ولذلك، عليك أن تبحث عن معلومات عن المشكلة وأسبابها المحتملة وذلك كما يلي:
- اسأل من حولك خاصة من تأثر عملهم بهذه المشكلة.
- سجل آرائك والمعلومات التي جمعتها من الآخرين.
- وفي حال كانت المشكلة ذات علاقة بأداء أي من موظفيك، أطلب نصيحة أحد الزملاء أو المشرفين حتى تتأكد من انطباعك.
- إذا كنت تواجه أكثر من مشكلة، احرص على التعامل مع كل منها على حدا وحسب الأولوية.
- تجنب إلقاء اللوم على أي من موظفيك فهذا خطأ كبير يقع فيه معظم المديرين الذين ما أن تنشا مشكلة ما يتركز اهتمامهم على تحديد من المسئول عن هذه المشكلة. ركز على المشكلة نفسها أكثر من الأشخاص.
- حاول أن تتفهم دورك في المشكلة. قد يكون لدورك في المشكلة تأثير على رؤيتك لأدوار الآخرين. على سبيل المثال، إذا كنت تشعر بالذنب تجاه هذه المشكلة قد تتجاهل مسئولية الآخرين.
- ضع قائمة بالخيارات والبدائل والحلول المتاحة:
في ضوء ما حصلت عليه من معلومات حول طبيعة المشكلة وأسبابها المحتملة، يمكنك أن تنتقل للمرحلة التالية ألا وهي البحث عن حلول مناسبة، وذلك كما يلي:
- من المفيد في هذه المرحلة أن تستعين بآراء الآخرين، إلا إذا كانت المشكلة شخصية أو تتعلق بأداء أي من الموظفين الآخرين.
- ابدأ في العصف الذهني بحثا عن الحلول.
- كن مبدعا وحاول أن تولد أفكار وحلول جديدة وقابلة للتطبيق على أرض الواقع.
- ضع قائمة بهذه الخيارات والبدائل.
- قم بتقييم الخيارات واختر الحل المناسب:
قبل اتخاذ القرار واختيار حل معين دون غيره، أجب عن الأسئلة التالية:
- أي هذه الخيارات يعتبر أفضل الحلول على المدى البعيد؟
- أي هذه الخيارات هو الأكثر واقعية؟ هل يمكن تنفيذه في ظل الظروف الحالية؟ هل لديك ما يكفي من موارد أو وقت لتنفيذه؟
- ما مدى المخاطرة المصاحبة لتنفيذ كل بديل؟
- ما مميزات وعيوب كل بديل؟
- هل من الممكن دمج أكثر من خيار واحد للوصول لحل فعال للمشكلة؟
والآن، يتعين عليك اتخاذ القرار المناسب. لا تعتمد على الذاكرة بل قم بتسجيل كافة البيانات التي قد تفيدك فيما بعد.
- ضع خطة لتنفيذ أفضل الحلول:
ابحث عن إجابات للأسئلة التالية، وسجلها فهي بمثابة خطة التنفيذ:
- كيف سيبدو الوضع بعد حل المشكلة؟
- ما أهم الخطوات اللازمة لتنفيذ الحل المقترح؟ ما الأنظمة، أو العمليات التي يجب تغييرها في المنظمة(على سبيل المثال: إجراءات أو سياسات جديدة)؟
- كيف تُحدد ما إذا كانت الخطة تسير بالشكل المطلوب أم لا (هذه هي مؤشرات نجاح خطتك)؟
- كيف ستتأكد من الالتزام بهذه الخطة وتُتابع عملية التطبيق؟
- ما أهم الموارد (سواء البشرية أو المالية) التي تحتاج إليها؟
- ما الوقت اللازم لتنفيذ الحل؟ ضع جدول زمني ببداية ونهاية العملية مع الإشارة إلى الوقت الذي تتوقع أن ترى فيه أهم مؤشرات النجاح.
- من هو المسئول الأساسي عن تنفيذ الخطة ومتابعتها؟
اعرض هذه الخطة على أي شخص من المفترض أن يشارك في تنفيذها، بالإضافة إلى رئيسك المباشر على الأقل.
- راقب عملية تنفيذ الخطة:
لا تتوقف عملية حل المشكلة عند مجرد اقتراح الحل وتنفيذه، بل عليك بمتابعة المسألة والبحث عن إجابات للأسئلة التالية:
- هل ترى النتائج/ مؤشرات النجاح التي توقعتها؟
- هل يتم تنفيذ الخطة وفقا للجدول المحدد؟
- في حال لم يتم تنفيذ الخطة كما هو متوقع: هل كانت الخطة غير واقعية؟ هل هناك موارد كافية لتنفيذ الخطة وفقا للخطة؟ هل يجب التركيز على بعض الأمور الأخرى؟ هل يجب تغيير الخطة؟
- التقويم والتأكد من حل المشكلة:
إن أفضل مؤشر على فعالية الحل المقترح هو التأكد من أن عمليات المنظمة عادت كما كانت من قبل. لكن عليك أن تجيب على الأسئلة التالية:
- ما أهم التعديلات والتغييرات (في السياسات، الإجراءات، والتدريب) اللازمة لتجنب الوقوع في مثل هذه المشكلة في المستقبل؟
- ماذا تعلمت من هذه التجربة؟ المعارف، المهارات..الخ.
أكتب قائمة بأهم الخطوات التي قمت بها لحل هذه المشكلة والدروس المستفادة من هذه العملية، واعرضها على رئيسك, وزملائك، والموظفين.